ഒരു ചെറിയ കടയ്ക്ക് ജി. എസ്. ടി ഇൻവോയ്സ് പങ്കിടൽ WhatsApp വഴി എങ്ങനെ ഓട്ടോമേറ്റ് ചെയ്യാൻ കഴിയും?

വേഗത്തിലുള്ള ഉത്തരം: നിങ്ങളുടെ പോയിന്റ് ഓഫ് സെയിൽ (പിഒഎസ്) സോഫ്റ്റ്വെയർ ഒരു എപിഐ സംയോജനം ഉപയോഗിച്ച് WhatsApp ലിങ്ക് ചെയ്യാം. ഇത് ഒരു വിൽപ്പനയ്ക്ക് ശേഷം ഉടൻ തന്നെ ഉപഭോക്താവിന് ഒരു ഡിജിറ്റൽ ജിഎസ്ടി ഇൻവോയ്സ് അയയ്ക്കുന്നു. മാനുവൽ ടൈപ്പിംഗ് അല്ലെങ്കിൽ ഫയൽ പങ്കിടൽ ആവശ്യമില്ല.

ഇന്ത്യയിലെ പല ചെറുകിട കടയുടമകളും ഇപ്പോഴും നോട്ടുകൾ അച്ചടിക്കുകയോ കൈകൊണ്ട് WhatsApp ടൈപ്പ് ചെയ്യുകയോ ചെയ്യുന്നു. ഇതിന് സമയമെടുക്കുകയും പലപ്പോഴും ജി. എസ്. ടി. വിശദാംശങ്ങളിൽ പിഴവുകൾ സംഭവിക്കുകയും ചെയ്യുന്നു. ഉപഭോക്താക്കൾ അവരുടെ ഫോണുകളിൽ സേവ് ചെയ്യാൻ കഴിയുന്ന ഡിജിറ്റൽ റെക്കോർഡുകളും ഇഷ്ടപ്പെടുന്നു.

ഈ ഗൈഡിൽ, ഈ കണക്ഷൻ എങ്ങനെ സജ്ജീകരിക്കാമെന്ന് നിങ്ങൾ പഠിക്കും. നിങ്ങൾക്ക് എന്താണ് വേണ്ടതെന്നും പ്രക്രിയ എങ്ങനെ പ്രവർത്തിക്കുന്നുവെന്നും അത് ശരിയായി പ്രവർത്തിക്കുന്നുണ്ടോ എന്ന് എങ്ങനെ പരിശോധിക്കാമെന്നും ഞങ്ങൾ വിശദീകരിക്കും. നിങ്ങളുടെ രേഖകൾ വ്യക്തവും അനുസരിച്ചും സൂക്ഷിക്കുന്നതിനുള്ള പ്രായോഗിക ടിപ്പുകളും നിങ്ങൾ കണ്ടെത്തും.

എന്തുകൊണ്ട് WhatsApp ഇൻവോയ്സുകൾക്ക് ശരിയായ ചാനൽ

WhatsApp ഇതിനകം തന്നെ മിക്കവാറും എല്ലാ ഉപഭോക്താവിൻറെയും പോക്കറ്റിൽ ഉണ്ട്. ഒരു പുതിയ ആപ്ലിക്കേഷൻ ഡൌൺലോഡ് ചെയ്യാനോ അക്കൌണ്ട് സൃഷ്ടിക്കാനോ അവരോട് ആവശ്യപ്പെടേണ്ടതില്ല. ഇത് പ്രമാണങ്ങൾ നൽകാനുള്ള ഏറ്റവും എളുപ്പമാർഗ്ഗമാക്കുന്നു.

ഒരു ചെറിയ കടയെ സംബന്ധിച്ചിടത്തോളം വേഗത പ്രധാനമാണ്. ഒരു ഉപഭോക്താവ് ഒരു ബില്ലിനായി കൂടുതൽ സമയം കാത്തിരിക്കുകയാണെങ്കിൽ, അവർ പോകുകയോ പണം അടയ്ക്കാൻ മറക്കുകയോ ചെയ്തേക്കാം. ഇൻവോയ്സ് തൽക്ഷണം അയയ്ക്കുന്നത് ഇടപാട് സുഗമമായി മുന്നോട്ട് കൊണ്ടുപോകുന്നു.

ഇരുവശത്തുമുള്ള ഡിജിറ്റൽ റെക്കോർഡുകൾ

നിങ്ങൾ ഒരു പിഡിഎഫ് ഇൻവോയ്സ് WhatsApp വഴി അയയ്ക്കുമ്പോൾ, നിങ്ങൾക്കും ഉപഭോക്താവിനും ഒരു പകർപ്പ് ഉണ്ട്. പിന്നീടുള്ള റിട്ടേണുകൾക്കോ ചോദ്യങ്ങൾക്കോ ഇത് ഉപയോഗപ്രദമാണ്. നിങ്ങൾക്ക് ചാറ്റിൽ തിരികെ സ്ക്രോൾ ചെയ്ത് രസീത് കണ്ടെത്താം.

ജി. എസ്. ടി. പാലിക്കുന്നതിനും ഇത് സഹായിക്കുന്നു. അയച്ച ഓരോ ഇൻവോയിസിന്റെയും ഒരു റെക്കോർഡ് നിങ്ങൾക്ക് സൂക്ഷിക്കാം. മുൻകാല വിൽപ്പന പരിശോധിക്കേണ്ടതുണ്ടെങ്കിൽ, ആ ചാറ്റ് ഒരു പെട്ടെന്നുള്ള റഫറൻസ് നൽകുന്നു.

എന്നിരുന്നാലും, നിങ്ങളുടെ ഔദ്യോഗിക ജി. എസ്. ടി റിട്ടേണുകൾ ഇപ്പോഴും ജി. എസ്. ടി പോർട്ടൽ വഴി ഫയൽ ചെയ്യണം. WhatsApp ഒരു ഡെലിവറി ഉപകരണമാണ്, നികുതി ഫയൽ ചെയ്യുന്ന ഉപകരണമല്ല. നിങ്ങളുടെ പ്രധാന അക്കൌണ്ടിംഗ് സോഫ്റ്റ്വെയർ അപ്ഡേറ്റ് ചെയ്യണം.

ഉപഭോക്തൃ അനുഭവം മെച്ചപ്പെടുത്തുക

പേപ്പർ കഷണം കൊണ്ടുപോകേണ്ടതില്ലാത്തതിനെ ഉപഭോക്താക്കൾ വിലമതിക്കുന്നു. പേപ്പർ ബില്ലുകൾ പലപ്പോഴും കാലക്രമേണ നഷ്ടപ്പെടുകയോ മങ്ങുകയോ ചെയ്യുന്നു. ഒരു ഡിജിറ്റൽ പിഡിഎഫ് വ്യക്തവും ഫോണിൽ തിരയാൻ കഴിയുന്നതുമാണ്.

ഇത് നിങ്ങളുടെ കടയെ ആധുനികമായി കാണുകയും ചെയ്യുന്നു. പണം നൽകി സെക്കന്റുകൾക്ക് ശേഷം ഒരു ഉപഭോക്താവിന് ഒരു പ്രൊഫഷണൽ ബിൽ ലഭിക്കുമ്പോൾ, അത് വിശ്വാസം വളർത്തുന്നു. നിങ്ങളുടെ ബിസിനസ്സ് സംഘടിതവും കാര്യക്ഷമവുമാണെന്ന് അവർ കാണുന്നു.

നിങ്ങൾ ആരംഭിക്കുന്നതിന് മുമ്പ് നിങ്ങൾക്ക് ആവശ്യമുള്ളത്

നിങ്ങൾക്ക് നിങ്ങളുടെ സോഫ്റ്റ്വെയറിലേക്ക് ഏതെങ്കിലും ഫോൺ നമ്പർ കണക്റ്റുചെയ്യാൻ കഴിയില്ല. നിങ്ങൾക്ക് കുറച്ച് പ്രത്യേക ഉപകരണങ്ങൾ ആവശ്യമാണ്. ആദ്യം, നിങ്ങൾക്ക് API കണക്ഷനുകളെ പിന്തുണയ്ക്കുന്ന ഒരു പിഒഎസ് സിസ്റ്റം ആവശ്യമാണ്.

രണ്ട് വ്യത്യസ്ത പ്രോഗ്രാമുകളെ പരസ്പരം സംസാരിക്കാൻ അനുവദിക്കുന്ന ഒരു പാലമാണ് API. ഇതില്ലാതെ, നിങ്ങളുടെ POS-ന് ഒരു സന്ദേശം അയയ്ക്കാൻ WhatsApp പറയാൻ കഴിയില്ല.

രണ്ടാമതായി, നിങ്ങൾക്ക് ഒരു WhatsApp ബിസിനസ് API അക്കൌണ്ട് ആവശ്യമാണ്. ഇത് സാധാരണ WhatsApp ആപ്ലിക്കേഷനിൽ നിന്ന് വ്യത്യസ്തമാണ്. ഓട്ടോമേറ്റഡ് സന്ദേശങ്ങൾ അയയ്ക്കുന്നതിനായി രൂപകൽപ്പന ചെയ്ത ഒരു പ്രൊഫഷണൽ ഉപകരണമാണിത്.

നിങ്ങളുടെ നിലവിലെ സജ്ജീകരണം പരിശോധിക്കുന്നു

നിങ്ങളുടെ നിലവിലെ ബില്ലിംഗ് സോഫ്റ്റ്വെയർ നോക്കുക. ഡാറ്റ എക്സ്പോർട്ട് ചെയ്യാനോ മറ്റ് ആപ്ലിക്കേഷനുകളിലേക്ക് കണക്റ്റ് ചെയ്യാനോ ഇതിന് ഒരു ഓപ്ഷൻ ഉണ്ടോ? ഇല്ലെങ്കിൽ, നിങ്ങൾക്ക് സിസ്റ്റങ്ങൾ അപ്ഗ്രേഡ് ചെയ്യുകയോ മാറ്റുകയോ ചെയ്യേണ്ടതായി വന്നേക്കാം.

ഉദാഹരണത്തിന്, പേനയും പേപ്പറും ഉപയോഗിക്കുന്ന ഒരു തയ്യൽക്കാരന് ഇത് ഓട്ടോമേറ്റ് ചെയ്യാൻ കഴിയില്ല. അവൻ ആദ്യം ഡിജിറ്റൽ ഇൻവോയ്സുകൾ സൃഷ്ടിക്കാൻ കഴിയുന്ന ഒരു അടിസ്ഥാന പിഒഎസ് സിസ്റ്റത്തിലേക്ക് മാറണം.

ഡിജിറ്റൽ ഇൻവോയ്സ് നിലവിൽ വന്നുകഴിഞ്ഞാൽ, WhatsApp കണക്ഷൻ സാധ്യമാകും. പേപ്പറിൽ ഇപ്പോഴും മാനുവൽ ആയിരിക്കുന്ന ഒരു പ്രക്രിയ നിങ്ങൾക്ക് ഓട്ടോമേറ്റ് ചെയ്യാൻ കഴിയില്ല.

ഹാർഡ്വെയർ ആവശ്യകതകൾ

നിങ്ങൾക്ക് ഒരു സ്ഥിരതയുള്ള ഇൻറർനെറ്റ് കണക്ഷൻ ആവശ്യമാണ്. ക്ലൌഡിലൂടെ API പ്രവർത്തിക്കുന്നതിനാൽ, കണക്റ്റിവിറ്റി കുറയുന്നത് ഇൻവോയ്സ് വൈകിപ്പിക്കും.

നിങ്ങളുടെ പി. ഒ. എസ് പ്രവർത്തിക്കുന്ന ഒരു കമ്പ്യൂട്ടറോ ടാബ്ലെറ്റോ ആവശ്യമാണ്. ബില്ലുകൾ കൃത്യസമയത്ത് അയയ്ക്കുന്നുണ്ടെന്ന് ഉറപ്പാക്കാൻ ക്രാഷ് ചെയ്യാതെ സോഫ്റ്റ്വെയർ പ്രവർത്തിപ്പിക്കാൻ അതിന് കഴിയണം.

ഘട്ടം ഘട്ടമായി: നിങ്ങളുടെ പി. ഒ. എസ്. കണക്റ്റുചെയ്യുന്നു WhatsApp

സജ്ജീകരണത്തിൽ നിങ്ങളുടെ പിഒഎസ്, ഒരു മിഡിൽവെയർ സേവനം, WhatsApp എപിഐ എന്നിവ ഉൾപ്പെടുന്നു. നിങ്ങൾ സ്വയം കോഡ് എഴുതേണ്ടതില്ല. മിക്ക ആധുനിക പിഒഎസ് സിസ്റ്റങ്ങൾക്കും ഇതിനായി ബിൽറ്റ്-ഇൻ ക്രമീകരണങ്ങളുണ്ട്.

ഇത് സജ്ജീകരിക്കുന്നതിനുള്ള പൊതുവായ പ്രക്രിയ ഇതാ:

1. നിങ്ങളുടെ പിഒഎസ് അഡ്മിൻ പാനലിലേക്ക് ലോഗിൻ ചെയ്യുകയും ബാഹ്യ കണക്ഷനുകളുമായി ബന്ധപ്പെട്ട ക്രമീകരണങ്ങൾ തിരയുകയും ചെയ്യുക.
2. നിങ്ങളുടെ സോഫ്റ്റ്വെയർ അതിന്റെ ഫീച്ചർ ലിസ്റ്റിൽ WhatsApp സംയോജനത്തെ പിന്തുണയ്ക്കുന്നുണ്ടോ എന്ന് പരിശോധിക്കുക.
3. നിങ്ങളുടെ API കീകൾ നൽകിക്കൊണ്ട് പിന്തുണയ്ക്കുന്ന പ്രൊവൈഡർ വഴി നിങ്ങളുടെ അക്കൌണ്ട് കണക്റ്റ് ചെയ്യുക.
4. അംഗീകാരത്തിനായി ഒരു WhatsApp അംഗീകൃത സന്ദേശ ടെംപ്ലേറ്റ് സൃഷ്ടിക്കുകയും സമർപ്പിക്കുകയും ചെയ്യുക.
5. ഒരു ചെറിയ വിൽപ്പന നടത്തുകയും ഒരു ടെസ്റ്റ് ഫോൺ പരിശോധിക്കുകയും ചെയ്തുകൊണ്ട് കണക്ഷൻ പരീക്ഷിക്കുക.

ഒരു മിഡിൽവെയർ സേവനം ഉപയോഗിക്കുന്നത്

ചിലപ്പോൾ നിങ്ങളുടെ പി. ഒ. എസ്. നേരിട്ട് WhatsApp സംസാരിക്കില്ല. ഈ സാഹചര്യത്തിൽ, നിങ്ങൾ ഒരു മിഡിൽവെയർ സേവനം ഉപയോഗിക്കുന്നു. ഇതിനിടയിൽ ഇരിക്കുന്ന ഒരു മൂന്നാം കക്ഷി പ്ലാറ്റ്ഫോമാണ് ഇത്.

ഇത് നിങ്ങളുടെ പി. ഒ. എസിൽ നിന്ന് ഇൻവോയ്സ് ഡാറ്റ സ്വീകരിക്കുകയും അത് WhatsApp ലേക്ക് കൈമാറുകയും ചെയ്യുന്നു. ഇത് ബിസിനസ്സ് ഉടമയുടെ കണക്ഷൻ പ്രക്രിയ ലളിതമാക്കുന്നു.

ഇത് സുരക്ഷയുടെ ഒരു പാളി ചേർക്കുന്നു. നിങ്ങളുടെ പി. ഒ. എസ്.-ന് സന്ദേശമയയ്ക്കൽ പ്ലാറ്റ്ഫോമുമായി നേരിട്ട് സെൻസിറ്റീവ് ഡാറ്റ പങ്കിടേണ്ടതില്ല. മിഡിൽവെയർ ഫോർമാറ്റിംഗ് കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നു.

സന്ദേശ ടെംപ്ലേറ്റുകൾ സജ്ജമാക്കുന്നു

ഓട്ടോമേറ്റഡ് സന്ദേശങ്ങൾക്കായി ക്രമരഹിതമായ ഒരു വാചകവും അയയ്ക്കാൻ WhatsApp നിങ്ങളെ അനുവദിക്കുന്നില്ല. നിങ്ങൾ ഒരു ടെംപ്ലേറ്റ് ഉപയോഗിക്കണം. മുൻകൂട്ടി അംഗീകരിച്ച ഒരു സന്ദേശ ഫോർമാറ്റാണ് ടെംപ്ലേറ്റ്.

ഉദാഹരണത്തിന്, നിങ്ങളുടെ ടെംപ്ലേറ്റ് ഇങ്ങനെ പറഞ്ഞേക്കാം: "ഹലോ [ഉപഭോക്തൃനാമം], [ഷോപ്പ് നാമം] ൽ ഷോപ്പിംഗിന് നന്ദി. നിങ്ങളുടെ ജിഎസ്ടി ഇൻവോയ്സ് [ഇൻവോയ്സ് നമ്പർ] ചേർത്തിട്ടുണ്ട്".

തുടർന്ന് സിസ്റ്റം ഓരോ വിൽപ്പനയ്ക്കും സ്വയമേവ ബ്രാക്കറ്റ് ചെയ്ത വിശദാംശങ്ങൾ പൂരിപ്പിക്കുന്നു. ഇത് സന്ദേശങ്ങൾ സ്ഥിരതയുള്ളതും പ്രൊഫഷണൽ ആണെന്ന് ഉറപ്പാക്കുന്നു.

ജിഎസ്ടി ഇൻവോയ്സ് ആവശ്യകതകൾ മനസ്സിലാക്കുക

ഒരു ജി. എസ്. ടി. ഇൻവോയിസിന് സാധുത ലഭിക്കുന്നതിന് പ്രത്യേക വിശദാംശങ്ങൾ ഉണ്ടായിരിക്കണം. നിങ്ങൾക്ക് ഒരു ഫീൽഡ് നഷ്ടപ്പെട്ടാൽ, നികുതി ഫയലിംഗ് സമയത്ത് ഇൻവോയ്സ് നിരസിക്കപ്പെടാം. നിങ്ങളുടെ ഓട്ടോമേറ്റഡ് സന്ദേശത്തിൽ എല്ലാ നിർബന്ധിത ഫീൽഡുകളും ഉൾപ്പെടുന്നുവെന്ന് നിങ്ങൾ ഉറപ്പാക്കണം.

ഈ ഫീൽഡുകളിൽ വിൽപ്പനക്കാരന്റെ ജി. എസ്. ടി. ഐ. എൻ, വാങ്ങുന്നയാളുടെ ജി. എസ്. ടി. ഐ. എൻ (അവർക്ക് ഉണ്ടെങ്കിൽ), ഇൻവോയ്സ് നമ്പർ, തീയതി, നികുതി തുക എന്നിവ ഉൾപ്പെടുന്നു. മൊത്തം തുകയും വ്യക്തമായിരിക്കണം.

PDF-നുള്ള നിർബന്ധിത ഫീൽഡുകൾ

നിങ്ങളുടെ ഓട്ടോമേറ്റഡ് സിസ്റ്റം ഉൾക്കൊള്ളുന്ന ഒരു പി. ഡി. എഫ് സൃഷ്ടിക്കണം:

• നിങ്ങളുടെ രജിസ്റ്റർ ചെയ്ത ബിസിനസ്സ് പേരും വിലാസവും.
• നിങ്ങളുടെ ജിഎസ്ടി രജിസ്ട്രേഷൻ നമ്പർ (ജി. എസ്. ടി. ഐ. എൻ).
• അതുല്യവും തുടർച്ചയായതുമായ ഒരു ഇൻവോയ്സ് നമ്പർ.
• ഇടപാടിൻറെ തീയതി.
• വിൽക്കുന്ന സാധനങ്ങളുടെ എച്ച്എസ്എൻ കോഡുകൾ.
• സി. ജി. എസ്. ടി, എസ്. ജി. എസ്. ടി, അല്ലെങ്കിൽ ഐ. ജി. എസ്. ടി എന്നിവയുടെ നിരക്ക് ബാധകമായിരുന്നു.

ഇവയിൽ ഏതെങ്കിലും ഇല്ലെങ്കിൽ, ആ രേഖ ഒരു രസീത് മാത്രമാണ്. ഇൻപുട്ട് ടാക്സ് ക്രെഡിറ്റ് ക്ലെയിം ചെയ്യേണ്ട നിങ്ങളുടെ ബി2ബി ഉപഭോക്താക്കൾക്ക് ഇത് പ്രശ്നങ്ങൾ ഉണ്ടാക്കും.

ഒഴിവാക്കേണ്ട സാധാരണ പിശകുകൾ

• വിൽപ്പനയ്ക്ക് മുമ്പ് ഇൻവോയ്സ് അയയ്ക്കുന്നത് പൂർണ്ണമായും പി. ഒ. എസ്സിൽ രേഖപ്പെടുത്തിയിട്ടുണ്ട്.
• ജി. എസ്. ടി. ഐ. എൻ ഫീൽഡ് ഉൾപ്പെടാത്ത ഒരു ടെംപ്ലേറ്റ് ഉപയോഗിക്കുന്നു.
• വിൽക്കുന്ന ഉൽപ്പന്നങ്ങളുടെ എച്ച്എസ്എൻ കോഡ് ഉൾപ്പെടുത്താൻ മറക്കുന്നു.
• ടൈപ്പ് കാരണം തെറ്റായ ഫോൺ നമ്പറിലേക്ക് സന്ദേശം അയയ്ക്കുന്നു.

ലൈവ് ചെയ്യുന്നതിന് മുമ്പ് എല്ലായ്പ്പോഴും ഒരു സാമ്പിൾ ഇൻവോയ്സ് അവലോകനം ചെയ്യുക. നിങ്ങളുടെ ജിഎസ്ടി ആവശ്യകതകൾക്കായി എല്ലാ ഫീൽഡുകളും പരിശോധിക്കുക. നിങ്ങൾക്ക് ഉറപ്പില്ലെങ്കിൽ, ഒരു സാമ്പിൾ അവലോകനം ചെയ്യാൻ നിങ്ങളുടെ സിഎയോട് ആവശ്യപ്പെടുക.

ഇത് നിങ്ങളുടെ ദൈനംദിന പ്രവർത്തനങ്ങളെ എങ്ങനെ സഹായിക്കുന്നു

ഓട്ടോമേഷൻ സമയം ലാഭിക്കുകയും പിശകുകൾ കുറയ്ക്കുകയും ചെയ്യുന്നു. ഒരു മനുഷ്യൻ ഒരു ഇൻവോയ്സ് ടൈപ്പ് ചെയ്യുമ്പോൾ, അവർക്ക് ഒരു പിഴവ് സംഭവിക്കാം. ഒരു സിസ്റ്റം അത് സൃഷ്ടിക്കുമ്പോൾ, ഡാറ്റ നേരിട്ട് വിൽപ്പന റെക്കോർഡിൽ നിന്നാണ് വരുന്നത്.

ഇത് നിങ്ങളുടെ പുസ്തകങ്ങളിൽ കൃത്യത ഉറപ്പാക്കുന്നു. ഒരു WhatsApp സന്ദേശത്തിൽ തെറ്റായ തുക ടൈപ്പ് ചെയ്യുന്ന ഒരു ജീവനക്കാരനെക്കുറിച്ച് നിങ്ങൾ ഇനി ആശങ്കപ്പെടേണ്ടതില്ല.

കൂടുതൽ ആളുകൾ എത്തുന്ന ഒരു കടയ്ക്ക്, ഇത് ഒരു വലിയ നേട്ടമാണ്. സന്ദേശങ്ങൾ ടൈപ്പ് ചെയ്യുന്നതിന് നിങ്ങൾ ഉപഭോക്താക്കൾക്ക് സേവനം നൽകുന്നത് നിർത്തേണ്ടതില്ല. പശ്ചാത്തലത്തിൽ സിസ്റ്റം ഇത് കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നു.

ഉദാഹരണം 1: ഇലക്ട്രോണിക്സ് സ്റ്റോർ

ഒരു ദിവസം നിരവധി യൂണിറ്റുകൾ വിൽക്കുന്ന ഒരു മൊബൈൽ ഫോൺ കടയെക്കുറിച്ച് ചിന്തിക്കുക. മുമ്പ്, ഉടമ ഓരോ വൈകുന്നേരവും WhatsApp സന്ദേശങ്ങൾ സ്വമേധയാ അയയ്ക്കാൻ സമയം ചെലവഴിക്കുന്നുണ്ടായിരുന്നു.

ഇപ്പോൾ, വിൽപ്പന പൂർത്തിയാകുമ്പോൾ തന്നെ സന്ദേശങ്ങൾ സ്വമേധയാ പുറത്തേക്ക് പോകുന്നു. ഷെൽഫുകൾ വീണ്ടും സ്റ്റോക്ക് ചെയ്യാനോ ഉപഭോക്താക്കളുമായി സംസാരിക്കാനോ ഉടമ ആ സമയം ഉപയോഗിക്കുന്നു.

ഉദാഹരണം 2: മൊത്തക്കച്ചവടക്കാരൻ

മറ്റ് കരാറുകാർക്ക് ഹാർഡ്വെയർ വിൽക്കുന്ന ഒരു വ്യാപാരിയെ സങ്കൽപ്പിക്കുക. ഈ കരാറുകാർക്ക് അവരുടെ നികുതി ക്രെഡിറ്റുകൾ അവകാശപ്പെടാൻ ജി. എസ്. ടി ഇൻവോയ്സുകൾ ആവശ്യമാണ്.

ഡെലിവറി ഓട്ടോമേറ്റ് ചെയ്യുന്നതിലൂടെ, കരാറുകാരന് ബിൽ ഉടൻ ലഭിക്കുമെന്ന് വ്യാപാരി ഉറപ്പാക്കുന്നു. ഇത് പേയ്മെന്റ് പ്രക്രിയയെ വേഗത്തിലാക്കുന്നു, കാരണം കരാറുകാരന് ഉടൻ തന്നെ തെളിവ് ഉണ്ട്.

ഉദാഹരണം 3: ബൂട്ടിക് ഷോപ്പ്

ഒരു വസ്ത്ര ബോട്ടിക് പലപ്പോഴും ഇഷ്ടാനുസൃത ഓർഡറുകൾ കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നു. ഒരു ഓർഡർ തയ്യാറാവുകയും പണം നൽകുകയും ചെയ്യുമ്പോൾ, സിസ്റ്റം ഇൻവോയ്സും നന്ദി കുറിപ്പും അയയ്ക്കുന്നു.

ഇത് ഉപഭോക്താവിനെ അറിയിക്കുന്നു. ബില്ലിൽ പരാമർശിച്ചിരിക്കുന്ന ഇഷ്ടാനുസൃത സവിശേഷതകളുടെ ഡിജിറ്റൽ റെക്കോർഡ് ഇത് നൽകുന്നു.

ഉപഭോക്തൃ ഡാറ്റയും സ്വകാര്യതയും കൈകാര്യം ചെയ്യുക

നിങ്ങൾ WhatsApp വഴി ഇൻവോയ്സുകൾ അയയ്ക്കുമ്പോൾ, നിങ്ങൾ ഉപഭോക്തൃ ഫോൺ നമ്പറുകൾ കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നു. ഇത് വ്യക്തിഗത ഡാറ്റയാണ്. നിങ്ങൾ അത് സംരക്ഷിക്കണം.

ആവശ്യമില്ലാത്ത ആരുമായും കസ്റ്റമർ നമ്പറുകൾ പങ്കിടരുത്. ആവശ്യമില്ലാത്ത മാർക്കറ്റിംഗിനായി ഒരേ ലിസ്റ്റ് ഉപയോഗിക്കുന്നത് ഒഴിവാക്കുക, കാരണം ഇത് നിങ്ങളുടെ അക്കൌണ്ട് നിരോധിക്കും.

നിങ്ങളുടെ പി. ഒ. എസ്. സിസ്റ്റം സുരക്ഷിതമായി സൂക്ഷിക്കുക. ശക്തമായ ഒരു പാസ്വേഡ് ഉപയോഗിക്കുക, അത് ആവശ്യമുള്ള ജീവനക്കാർക്ക് മാത്രം പ്രവേശനം പരിമിതപ്പെടുത്തുക. നിങ്ങൾ ഒരു മിഡിൽവെയർ സേവനം ഉപയോഗിക്കുകയാണെങ്കിൽ, അവരുടെ സ്വകാര്യതാ നയം പരിശോധിക്കുക.

ചാറ്റ് ചരിത്രം സംഭരിക്കുന്നു

WhatsApp ചാറ്റുകൾ നിങ്ങളുടെ ഫോണിൽ സംഭരിച്ചിരിക്കുന്നു. നിങ്ങൾ ഫോണുകൾ മാറ്റുകയാണെങ്കിൽ, നിങ്ങളുടെ ചാറ്റുകൾ ബാക്കപ്പ് ചെയ്യണം. ഇത് നിങ്ങൾക്ക് ഇൻവോയ്സ് രേഖകൾ നഷ്ടപ്പെടാതിരിക്കാൻ ഉറപ്പാക്കുന്നു.

ഒരു ബിസിനസിനെ സംബന്ധിച്ചിടത്തോളം, WhatsApp ബിസിനസ്സിനായി ഒരു പ്രത്യേക ഉപകരണം ഉണ്ടായിരിക്കുന്നത് നല്ലതാണ്. ഇത് വർക്ക് ചാറ്റുകൾ വ്യക്തിപരമായവയിൽ നിന്ന് വ്യത്യസ്തമായി നിലനിർത്തുന്നു.

നിങ്ങൾ ഒരു പുതിയ സ്റ്റാഫ് അംഗത്തെ നിയമിച്ചാൽ അക്കൌണ്ട് കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നത് എളുപ്പമാക്കുകയും ചെയ്യുന്നു. വ്യക്തിപരമായ സന്ദേശങ്ങൾ പങ്കിടാതെ നിങ്ങൾക്ക് ബിസിനസ് ഫോൺ കൈമാറാൻ കഴിയും.

ശരിയായ പി. ഒ. എസ് സിസ്റ്റം തിരഞ്ഞെടുക്കുന്നു

എല്ലാ പി. ഒ. എസ്. സിസ്റ്റങ്ങളും തുല്യമായി സൃഷ്ടിക്കപ്പെടുന്നില്ല. ചിലത് അടിസ്ഥാനപരവും പണവിൽപ്പന മാത്രം കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നതുമാണ്. മറ്റുള്ളവ ജി. എസ്. ടി പാലിക്കുന്നതിനും സംയോജനത്തിനും വേണ്ടിയാണ് രൂപകൽപ്പന ചെയ്തിരിക്കുന്നത്.

നിങ്ങൾ ഒരു ചെറിയ കടയാണെങ്കിൽ, നിങ്ങൾക്ക് ഒരു സങ്കീർണ്ണമായ എന്റർപ്രൈസ് സിസ്റ്റം ആവശ്യമില്ല. ലളിതവും ക്ലൌഡ് അധിഷ്ഠിതവുമായ ഒരു പി. ഒ. എസ് മതിയാകും. അത് ഉപയോഗിക്കാൻ എളുപ്പവും താങ്ങാനാവുന്നതുമായിരിക്കണം.

ഒരു സിസ്റ്റത്തിൽ എന്താണ് നോക്കേണ്ടത്

സോഫ്റ്റ്വെയർ വാങ്ങുമ്പോൾ, ഈ പോയിന്റുകൾ പരിശോധിക്കുക:

• ജീവനക്കാർക്ക് എളുപ്പത്തിലുള്ള സജ്ജീകരണവും പരിശീലനവും.
• ഇന്ത്യൻ നിയമങ്ങൾ പാലിക്കുന്ന ക്ലിയർ ജി. എസ്. ടി ഇൻവോയ്സ് ജനറേഷൻ.
• WhatsApp അല്ലെങ്കിൽ മറ്റ് സന്ദേശമയയ്ക്കൽ ആപ്ലിക്കേഷനുകളിലേക്ക് കണക്റ്റുചെയ്യാനുള്ള കഴിവ്.
• നിങ്ങളുടെ പ്രാദേശിക ഭാഷയിൽ ലഭ്യമായ നല്ല ഉപഭോക്തൃ പിന്തുണ.
• നിങ്ങളുടെ ബിസിനസ്സ് വളരുമ്പോൾ ഉയരുന്ന താങ്ങാവുന്ന വിലനിർണ്ണയം.

ശ്രീകൃഷ്ണ മൊബൈൽസ് പി. ഒ. എസ്., Yegova ട്രേഡേഴ്സ് ജി. എസ്. ടി ബില്ലിംഗ് സിസ്റ്റം തുടങ്ങിയ പ്രോജക്ടുകളിൽ Ebenezer Digital പ്രവർത്തിച്ചിട്ടുണ്ട്. ബില്ലിംഗും ഉപഭോക്തൃ ആശയവിനിമയവും എങ്ങനെ കൈകാര്യം ചെയ്യാൻ ഒരു സിസ്റ്റത്തിന് കഴിയുമെന്ന് ഈ പ്രോജക്ടുകൾ കാണിക്കുന്നു.

നിങ്ങളുടെ പ്രത്യേക ഷോപ്പ് ആവശ്യങ്ങൾക്ക് ഈ കഷണങ്ങൾ എങ്ങനെ യോജിക്കുന്നുവെന്ന് കാണാൻ ഞങ്ങളുടെ ബിസിനസ് ഓട്ടോമേഷൻ സേവനങ്ങൾ നിങ്ങൾക്ക് അന്വേഷിക്കാനും കഴിയും.

നിങ്ങൾ സമാരംഭിക്കുന്നതിന് മുമ്പ് വേഗത്തിലുള്ള ചെക്ക്ലിസ്റ്റ്

നിങ്ങൾ ഓട്ടോമേറ്റഡ് ഇൻവോയ്സുകൾ അയയ്ക്കുന്നതിന് മുമ്പ്, ഈ ലിസ്റ്റ് പരിശോധിക്കുക. സാധാരണ പ്രശ്നങ്ങൾ ഒഴിവാക്കാൻ ഇത് നിങ്ങളെ സഹായിക്കും.

• നിങ്ങളുടെ പി. ഒ. എസ് സിസ്റ്റത്തിന് ജി. എസ്. ടി.-കംപ്ലയിന്റ് ഇൻവോയ്സുകൾ സൃഷ്ടിക്കാൻ കഴിയുമെന്ന് സ്ഥിരീകരിക്കുക.
• നിങ്ങളുടെ WhatsApp ബിസിനസ് API അക്കൌണ്ട് ശരിയായി സജ്ജമാക്കുക.
• ഒരു സ്റ്റാഫ് അംഗത്തിന് സാമ്പിൾ വിൽപ്പന നടത്തി സന്ദേശം ടെംപ്ലേറ്റ് പരീക്ഷിക്കുക.
• എല്ലാ നിർബന്ധിത ജി. എസ്. ടി ഫീൽഡുകളും പി. ഡി. എഫിൽ ഉണ്ടോ എന്ന് പരിശോധിക്കുക.
• ഉപഭോക്തൃ ഫോൺ നമ്പറുകൾ എങ്ങനെ കൃത്യമായി നൽകാമെന്ന് നിങ്ങളുടെ ജീവനക്കാരെ പരിശീലിപ്പിക്കുക.
• ഇൻറർനെറ്റ് തകരാറിലായാൽ ഒരു ബാക്കപ്പ് പ്ലാൻ തയ്യാറാക്കുക.

പതിവായി ചോദിക്കുന്ന ചോദ്യങ്ങൾ

ഇതിനായി എനിക്ക് ഒരു പ്രത്യേക ഫോൺ നമ്പർ ആവശ്യമുണ്ടോ?

അതെ, നിങ്ങൾക്ക് ഒരു WhatsApp ബിസിനസ് API നമ്പർ ആവശ്യമാണ്. ഇത് നിങ്ങളുടെ വ്യക്തിഗത WhatsApp ൽ നിന്ന് വ്യത്യസ്തമാണ്. ഓട്ടോമേറ്റഡ് സന്ദേശങ്ങൾക്കായി നിങ്ങൾക്ക് സാധാരണ അപ്ലിക്കേഷൻ ഉപയോഗിക്കാൻ കഴിയില്ല.

നിങ്ങൾ ഒരു ഔദ്യോഗിക ദാതാവിൽ രജിസ്റ്റർ ചെയ്യണം. ഇത് നിങ്ങളുടെ അക്കൌണ്ട് വെരിഫൈ ചെയ്തിട്ടുണ്ടെന്നും സ്പാമായി ഫ്ലാഗ് ചെയ്യപ്പെടാനുള്ള സാധ്യത കുറവാണെന്നും ഉറപ്പാക്കുന്നു.

ഉപഭോക്താവിന് WhatsApp ഇല്ലെങ്കിൽ എന്ത് ചെയ്യും?

ഇന്ത്യയിലെ മിക്ക ഉപഭോക്താക്കൾക്കും WhatsApp ഉണ്ട്. എന്നിരുന്നാലും, അവർ അങ്ങനെ ചെയ്യുന്നില്ലെങ്കിൽ, നിങ്ങൾക്ക് ഇൻവോയ്സ് ഇമെയിൽ വഴി അയയ്ക്കാം അല്ലെങ്കിൽ പ്രിന്റ് ചെയ്യാം.

ആവശ്യമെങ്കിൽ രണ്ടും അയയ്ക്കാൻ നിങ്ങളുടെ സിസ്റ്റം സജ്ജമാക്കാൻ നിങ്ങൾക്ക് കഴിയും. ഇത് ഒരു ഉപഭോക്താവിനും അവർ വാങ്ങിയതിന്റെ രേഖ ഇല്ലാതെ പോകുന്നില്ലെന്ന് ഉറപ്പാക്കുന്നു.

എനിക്ക് സന്ദേശം ഇഷ്ടാനുസൃതമാക്കാൻ കഴിയുമോ?

അതെ, നിങ്ങൾക്ക് നിങ്ങളുടെ കടയുടെ പേരും ഒരു നന്ദി കുറിപ്പും ചേർക്കാം. എന്നിരുന്നാലും, നിർബന്ധിത ജി. എസ്. ടി ഫീൽഡുകൾ അറ്റാച്ച് ചെയ്ത രേഖയിൽ സൂക്ഷിക്കണം.

WhatsApp നിങ്ങൾക്ക് എന്താണ് അയയ്ക്കാൻ കഴിയുക എന്നതിനെക്കുറിച്ചുള്ള നിയമങ്ങൾ ഉണ്ട്. ഫോർമാറ്റ് വളരെയധികം മാറ്റരുത് അല്ലെങ്കിൽ വളരെയധികം ഇമോജികൾ ഉപയോഗിക്കരുത്, അല്ലെങ്കിൽ നിങ്ങളുടെ സന്ദേശങ്ങൾ തടയപ്പെട്ടേക്കാം.

ഇതിന് എത്ര ചെലവാകും?

ചെലവ് നിങ്ങളുടെ പിഒഎസ് സിസ്റ്റത്തെയും എപിഐ ദാതാവിനെയും ആശ്രയിച്ചിരിക്കുന്നു. ചില പിഒഎസ് സിസ്റ്റങ്ങൾ അവരുടെ പ്ലാനിന്റെ ഭാഗമായി ഈ സവിശേഷത ഉൾപ്പെടുത്തുന്നു.

മറ്റുള്ളവർ പ്രതിമാസ ഫീസോ ഓരോ സന്ദേശത്തിനും ഫീസോ ഈടാക്കുന്നു. തീരുമാനമെടുക്കുന്നതിന് മുമ്പ് നിങ്ങൾ കുറച്ച് ഓപ്ഷനുകൾ താരതമ്യം ചെയ്യണം.

ഇത് സുരക്ഷിതമാണോ?

അതെ, നിങ്ങൾ ഒരു വിശ്വസനീയമായ പ്രൊവൈഡർ ഉപയോഗിക്കുകയാണെങ്കിൽ. ഡാറ്റ ട്രാൻസിറ്റിൽ എൻക്രിപ്റ്റ് ചെയ്തിരിക്കുന്നു. നിങ്ങളുടെ ഉപഭോക്താവിന്റെ ഫോൺ നമ്പർ പൊതുജനങ്ങളുമായി പങ്കിടുന്നില്ല.

നിങ്ങളുടെ സ്വന്തം ലോഗിൻ വിശദാംശങ്ങൾ സുരക്ഷിതമായി സൂക്ഷിക്കാനുള്ള ഉത്തരവാദിത്തം നിങ്ങൾക്കാണ്. ലഭ്യമാണെങ്കിൽ ശക്തമായ പാസ്വേഡും രണ്ട് ഘടകങ്ങളുടെ പ്രാമാണീകരണവും ഉപയോഗിക്കുക.

സംഗ്രഹം

• നിങ്ങളുടെ പിഒഎസ് WhatsApp ലേക്ക് കണക്റ്റ് ചെയ്യുന്നത് സമയം ലാഭിക്കുകയും മാനുവൽ ടൈപ്പിംഗ് പിശകുകൾ കുറയ്ക്കുകയും ചെയ്യുന്നു.
• നിങ്ങൾക്ക് API പിന്തുണയുള്ള ഒരു POS ഉം ഒരു വെരിഫൈഡ് WhatsApp ബിസിനസ് API അക്കൌണ്ടും ആവശ്യമാണ്.
• ജി. എസ്. ടി. ഐ. എൻ, എച്ച്. എസ്. എൻ കോഡുകൾ പോലുള്ള എല്ലാ ജി. എസ്. ടി ഫീൽഡുകളും പി. ഡി. എഫ് ഇൻവോയിസിൽ ഉൾപ്പെടുത്തിയിട്ടുണ്ടെന്ന് ഉറപ്പാക്കുക.
• യഥാർത്ഥ ഉപഭോക്താക്കൾക്ക് സേവനം നൽകുന്നതിന് മുമ്പ് സാമ്പിൾ വിൽപ്പന ഉപയോഗിച്ച് സജ്ജീകരണം നന്നായി പരിശോധിക്കുക.
• നിങ്ങളുടെ ഉപഭോക്തൃ ഡാറ്റ സുരക്ഷിതമായി സൂക്ഷിക്കുകയും ബിസിനസ് ചാറ്റുകൾക്കായി ഒരു പ്രത്യേക ഉപകരണം പരിപാലിക്കുകയും ചെയ്യുക.

ഈ ഘട്ടങ്ങൾ പാലിക്കുന്നതിലൂടെ, നിങ്ങളുടെ കടയെ കൂടുതൽ കാര്യക്ഷമവും പ്രൊഫഷണലും ആക്കാൻ നിങ്ങൾക്ക് കഴിയും. വേഗത്തിലുള്ളതും വ്യക്തവുമായ ആശയവിനിമയം നിങ്ങളുടെ ഉപഭോക്താക്കൾക്ക് ഇഷ്ടപ്പെടും. നിങ്ങളുടെ നികുതി ഫയലിങ്ങുകൾക്കായി ഓരോ വിൽപ്പനയുടെയും ഒരു ശുദ്ധമായ റെക്കോർഡ് നിങ്ങൾക്ക് ലഭിക്കും.